La Ley de Protección de Datos en la Gestión de Personas

Información sobre el tratamiento de los datos personales

El deber de información del artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal forma parte del contenido esencial del derecho a la protección de datos. Este carácter esencial lo posee tanto en el caso de la recogida de los datos personales para un tratamiento que requiera consentimiento como en el supuesto de que no lo requiera.

El consentimiento, en el primer caso, además de previo, libre y específico, debe ser informado, por lo que la ausencia de información vicia la declaración de voluntad del afectado o interesado.

Pero además, el contenido de la información que define el art. 5 LOPD constituye una garantía para los derechos del afectado ya que le permite conocer ante quién podrá ejercerlos.

1.-Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco:
  • a) De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información.
  • b) Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.
  • c) De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.
  • d) De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
  • e) De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.
Cuando el responsable del tratamiento no esté establecido en el territorio de la Unión Europea y utilice en el tratamiento de datos medios situados en territorio español, deberá designar, salvo que tales medios se utilicen con fines de trámite, un representante en España, sin perjuicio de las acciones que pudieran emprenderse contra el propio responsable del tratamiento.

2.- Cuando se utilicen cuestionarios u otros impresos para la recogida, figurarán en los mismos, en forma claramente legible, las advertencias a que se refiere el apartado anterior.

3.- No será necesaria la información a que se refieren las letras b, c y d del apartado 1 si el contenido de ella se deduce claramente de la naturaleza de los datos personales que se solicitan o de las circunstancias en que se recaban.

4.- Cuando los datos de carácter personal no hayan sido recabados del interesado, éste deberá ser informado de forma expresa, precisa e inequívoca, por el responsable del fichero o su representante, dentro de los tres meses siguientes al momento del registro de los datos, salvo que ya hubiera sido informado con anterioridad, del contenido del tratamiento, de la procedencia de los datos, así como de lo previsto en las letras a, d y e del apartado 1 del presente artículo.

5.- No será de aplicación lo dispuesto en el apartado anterior, cuando expresamente una ley lo prevea, cuando el tratamiento tenga fines históricos, estadísticos o científicos, o cuando la información al interesado resulte imposible o exija esfuerzos desproporcionados, a criterio de la Agencia Española de Protección de Datos o del organismo autonómico equivalente, en consideración al número de interesados, a la antigüedad de los datos y a las posibles medidas compensatorias.

Asimismo, tampoco regirá lo dispuesto en el apartado anterior cuando los datos procedan de fuentes accesibles al público y se destinen a la actividad de publicidad o prospección comercial, en cuyo caso, en cada comunicación que se dirija al interesado se le informará del origen de los datos y de la identidad del responsable del tratamiento así como de los derechos que le asisten.

En el ámbito de la gestión de personas las empresas han de prestar especial atención tanto en el procedimiento que se escoja para la información como en el momento en el que se proceda a la captación de datos personales:

Procedimiento de selección de personal

El tratamiento de los datos personales empieza cuando el futuro trabajador se presenta para cubrir un puesto vacante. Para ello debe tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

  • a) Disponer de impresos tipo para la formalización del Curriculum Vitae en el que cumplimentar los datos personales,  profesionales y académicos, seguido de la entrega del documento por los candidatos. Esta medida permitirá informar adecuadamente, definir con exactitud el tipo de datos a tratar, establecer las medidas de seguridad, etc.
  • b) Si para la selección de personas se realiza algún tipo de anuncio o convocatoria pública, deberá incluirse en ella todos los datos necesarios sobre el derecho de información en la recogida de datos del artículo 5 de la LOPD.
  • c) Cuando el candidato presente directamente su currículum sin haber sido solicitado por la empresa, será necesario establecer procedimientos de información que supongan la confirmación por parte del candidato del conocimiento de las condiciones en las que se desarrollará el tratamiento de sus datos personales. El Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal indica que el deber de información deberá llevarse a cabo a través de un medio que permita acreditar su cumplimiento, debiendo conservarse mientras persista el tratamiento de los datos del afectado.
  • d) En casos de grupos de empresas o de cualquier otra fórmula de colaboración empresarial debe tenerse en cuenta que la cesión de los datos contenidos en el currículo, o del propio documento debe contar con el consentimiento del candidato.

Contratación

El contrato de trabajo es un medio adecuado para informar al trabajador del tratamiento que se realizará respecto de sus datos, pero no debe confundirse la información con la manifestación del consentimiento. Por ello, el contrato de trabajo constituye un medio adecuado para ofrecer información sobre los tratamientos directamente relacionados con la prestación laboral. No así para otros tratamientos.

Además la formalización del contrato de trabajo no exime del deber de información sobre todos aquellos nuevos tratamientos de datos personales que la empresa decida realizar con carácter posterior al nacimiento de la relación laboral.

Desarrollo de la prestación laboral

Tal y como indicábamos será necesario informar al trabajador en todos aquellos casos en los que se produzcan cambios que afecten al tratamiento de los datos personales como también de la aparición de nuevas finalidades o tratamientos.

Relaciones con los representantes sindicales

El artículo 3 de la LOPD define “afectado o interesado” como la “persona física titular de los datos que sean objeto del tratamiento” por lo que sobre este interesado ha de aplicarse el principio del deber de información del artículo 5 de la LOPD, no obstante, en aquellos tratamientos que repercuten sobre el conjunto de los trabajadores resulta muy recomendable informar con carácter previo a la representación de éstos ya que facilita el conocimiento y la comprensión general de los mismos (controles empresariales por video-vigilancia, controles sobre la navegación en internet, controles biométricos para registrar la entrada, salida o presencia en el puesto, etc).

FUENTE: Agencia Española de Protección de Datos.

Muchas Gracias.

BORJA MEDÍN SUÁREZ.

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